Peta Layanan Akademik

Alur Pengajuan DPU

Halaman ini merangkum alur fitur Pengajuan DPU dari mahasiswa submit sampai dokumen selesai ditandatangani. Alur ini sudah memakai pola terbaru: mahasiswa mulai dari NIM, hanya ada DPU, dan hasil akhirnya memperbarui data parent pada tabel mahasiswas.

Tahap 1 Mahasiswa input NIM dan data pengajuan

Tahap 2 Operator verifikasi dan menerima atau menolak

Tahap 3 DPU melakukan ETTD

Tahap 4 Kombi melakukan ETTD dan pengajuan selesai

Diagram Flow Utama

Alur Pengajuan DPU sekarang sudah dipersingkat: mahasiswa, operator, DPU, lalu Kombi. DPA sudah tidak lagi menjadi bagian dari workflow aktif.

Step 1

Input NIM dan Data Pengajuan

Mahasiswa memasukkan NIM lebih dulu.
Jika data ditemukan, mahasiswa tinggal melengkapi data pengajuan.
Jika data tidak ditemukan, mahasiswa mengisi data lengkap dan pengajuan.
Mahasiswa memilih DPU, program studi, bagian, judul, dan upload transkrip.

Step 2

Verifikasi Operator

Operator memeriksa data mahasiswa dan kelengkapan berkas.
Jika ditolak, status menjadi ditolak_operator.
Jika diterima, sistem membuat Case ID.
Saat diterima, mahasiswas.dosen_dpu_id langsung diset.

Step 3

ETTD DPU

Email dikirim ke DPU setelah operator menerima.
DPU mengisi ETTD melalui tautan yang disediakan sistem.
Status berubah menjadi ttd_dpu.
Setelah itu proses dilanjutkan ke Kombi.

Step 4

ETTD Kombi dan Selesai

Kombi menerima email setelah DPU selesai tanda tangan.
Kombi melakukan ETTD final.
Status berubah menjadi selesai.
Dokumen PDF bisa dicetak dan dipakai sebagai acuan layanan berikutnya.

Swimlane Flowchart Pengajuan DPU

Flowchart berikut menunjukkan peran tiap aktor dalam alur terbaru Pengajuan DPU.

Mahasiswa

Mulai

Mahasiswa membuka menu Pengajuan DPU.

1. Input NIM

Sistem cek apakah data mahasiswa sudah ada di master.

2. NIM ditemukan?

Ya atau tidak

Jika tidak ditemukan, mahasiswa mengisi data lengkap. Jika ditemukan, mahasiswa hanya melengkapi data pengajuan.

3. Isi Pengajuan

Mahasiswa mengisi program studi, bagian, judul seminar proposal, memilih DPU, lalu upload transkrip.

4. Menunggu Proses

Mahasiswa menunggu hasil verifikasi operator dan proses tanda tangan elektronik.

Operator

5. Verifikasi Pengajuan

Operator memeriksa data mahasiswa, program studi, DPU yang dipilih, dan file transkrip.

6. Pengajuan valid?

Terima atau tolak

Jika ditolak, status menjadi ditolak_operator dan data parent mahasiswa tidak berubah.

7. Terima Pengajuan

Jika diterima, sistem membuat Case ID dan menyimpan dosen_dpu_id ke tabel mahasiswas.

8. Kirim Email

Email dikirim ke mahasiswa dan DPU agar proses bisa lanjut ke ETTD.

DPU

9. Terima Email ETTD

DPU menerima email berisi link dan instruksi tanda tangan elektronik.

10. ETTD DPU

DPU memverifikasi data lalu mengisi kode ETTD pada halaman yang disediakan.

Setelah ini status berubah menjadi ttd_dpu.

Kombi

11. Terima Email ETTD

Kombi menerima email setelah DPU menyelesaikan tanda tangan.

12. ETTD Kombi

Kombi melakukan verifikasi akhir dan menandatangani pengajuan.

Selesai

Status menjadi selesai dan dokumen Pengajuan DPU siap dicetak.

Data yang Diisi Mahasiswa

Data yang diminta dari mahasiswa dibedakan berdasarkan apakah NIM sudah terdaftar atau belum.

Jika NIM Ditemukan

Program studi
Bagian atau laboratorium
Judul seminar proposal
Pilihan DPU
File transkrip nilai

Jika NIM Tidak Ditemukan

Nama mahasiswa
Nomor HP
Email
Program studi
Bagian atau laboratorium
Judul seminar proposal
Pilihan DPU
File transkrip nilai

Aturan Parent Data

Pengajuan DPU adalah tabel proses, tetapi hasil finalnya memperbarui parent mahasiswa untuk dipakai oleh layanan akademik berikutnya.

Tabel Master

mahasiswas tetap menjadi parent utama akademik.
judul_seminar_proposal tetap melekat di mahasiswa.
dosen_dpu_id pada mahasiswa diset saat operator menerima.

Tabel Proses

pengajuan_dpu_dpas menjadi jejak transaksi pengajuan.
Menyimpan status proses, file transkrip, DPU yang dipilih, dan riwayat tanda tangan.
Tidak lagi menjadi parent formal untuk sempro.

Status Proses

Status berikut dipakai untuk menggambarkan tahap proses pengajuan DPU saat ini.

diajukan_mahasiswa diterima_operator ttd_dpu selesai ditolak_operator

Catatan Teknis

Dokumen Cetak

Cetak Pengajuan DPU sekarang memakai Blade + DomPDF.
Template PDF sudah bisa dikelola dari dashboard admin.
Template mendukung variant untuk default, S1 Farmasi, dan S2 Farmasi.

Layanan Berikutnya

Sempro tetap membaca parent langsung dari tabel mahasiswas.
Karena itu hasil final Pengajuan DPU harus menyinkronkan DPU ke data mahasiswa.
Workflow ini menjaga layanan akademik berikutnya tetap sederhana.