Alur Seminar Proposal

  1. Layanan
  2. Alur Seminar Proposal
Peta Layanan Akademik

Alur Pengajuan dan Penilaian Seminar Proposal

Halaman ini merangkum alur fitur Pengajuan Seminar Proposal dan Penilaian Seminar Proposal dari mahasiswa submit sampai berita acara penilaian selesai. Pola yang berjalan saat ini mencakup verifikasi operator, tanda tangan DPU pada pengajuan, lalu assign penilaian ke Penguji 1 dan Penguji 2.

Tahap 1 Mahasiswa mengajukan sempro dan upload berkas pendukung
Tahap 2 Operator verifikasi dan membuat Case ID
Tahap 3 DPU menyelesaikan ETTD pengajuan sempro
Tahap 4 Admin assign penilaian ke dua penguji dan rekap siap dicetak

Diagram Flow Utama

Fitur sempro terdiri dari dua alur besar: pengajuan administrasi seminar proposal dan penilaian akademik oleh penguji.

Step 1

Pengajuan oleh Mahasiswa

  • Mahasiswa mencari data berdasarkan NIM atau mengisi data baru jika belum ada.
  • Mahasiswa melengkapi judul, bagian, DPU, DPA, Penguji 1, Penguji 2, dan file pendukung.
  • Setelah submit, pengajuan masuk ke antrian operator.
Step 2

Verifikasi Operator

  • Operator memeriksa kelengkapan data dan file.
  • Jika ditolak, pengajuan dihentikan dan notifikasi dikirim ke mahasiswa.
  • Jika diterima, sistem membuat Case ID dan mengirim email lanjutan.
Step 3

ETTD DPU

  • Setelah operator menerima, email pengajuan dikirim ke mahasiswa dan DPU.
  • DPU membuka tautan ETTD dan memverifikasi kode tanda tangan elektronik.
  • Setelah DPU tanda tangan, dokumen pengajuan sempro sudah bisa dicetak.
Step 4

Penilaian oleh Penguji

  • Admin membuat jadwal penilaian sempro.
  • Email form penilaian dikirim ke Penguji 1 dan Penguji 2.
  • Setelah keduanya selesai, rekap penilaian sempro lengkap dan BA bisa digenerate.

Swimlane Flowchart Seminar Proposal

Flowchart ini menunjukkan urutan kerja mahasiswa, operator, DPU, admin penilaian, dan penguji.

Mahasiswa

Mulai

Mahasiswa membuka menu Pengajuan Seminar Proposal.

1. Cari NIM

Jika data sudah ada, mahasiswa cukup melengkapi data pengajuan.

2. NIM ditemukan?

Ya atau tidak

Jika tidak ditemukan, mahasiswa mengisi data lengkap sekaligus data pengajuan sempro.

3. Isi Pengajuan

Mahasiswa mengisi dosen pembimbing, dosen penguji, nilai plagiasi, dan upload semua berkas wajib.

4. Submit

Pengajuan menunggu verifikasi operator.

Operator Akademik

5. Verifikasi Pengajuan

Operator memeriksa data mahasiswa, dosen yang dipilih, dan seluruh file pendukung.

6. Valid?

Terima atau tolak

Jika ditolak, data pengajuan dihapus dan notifikasi penolakan dikirim ke mahasiswa.

7. Pengajuan Diterima

Sistem membuat Case ID dan mengaktifkan alur ETTD pengajuan.

DPU

8. Terima Email ETTD

DPU menerima email berisi tautan tanda tangan elektronik pengajuan sempro.

9. Isi ETTD

DPU memverifikasi ETTD. Setelah berhasil, pengajuan sempro dianggap selesai dari sisi administrasi.

10. Dokumen Pengajuan

Dokumen pengajuan sempro sudah bisa dicetak setelah DPU menandatangani.

Admin Penilaian

11. Assign Penilaian

Admin membuat jadwal penilaian sempro untuk Case ID yang sudah aktif.

12. Kirim Form ke Penguji

Email dikirim ke Penguji 1 dan Penguji 2.

13. Monitor Progress

Admin melihat detail penilaian sempro untuk memastikan dua penguji sudah mengisi semua aspek.

Penguji 1 & Penguji 2

14. Terima Email Form

Penguji menerima tautan form penilaian sesuai perannya masing-masing.

15. Isi Aspek Penilaian

Setiap penguji mengisi nilai per aspek dan memverifikasi ETTD saat submit.

16. Keduanya lengkap?

Tunggu lengkap

Setelah dua penguji selesai, sistem menandai rekap penilaian sempro sebagai lengkap.

Selesai

Detail penilaian dan BA penilaian sempro siap dilihat atau dicetak.

Data yang Diisi Mahasiswa

Form pengajuan sempro memuat data identitas, komposisi dosen, dan berkas akademik yang menjadi dasar verifikasi operator.

Data Akademik

  • Judul seminar proposal
  • Bagian atau laboratorium
  • Dosen DPU
  • Dosen DPA
  • Dosen Penguji 1
  • Dosen Penguji 2
  • Nilai plagiasi

Berkas Wajib

  • Bukti hadir sempro
  • Bukti Turnitin
  • Bukti Sister
  • Lembar monitoring
  • Naskah untuk dosen pembimbing
  • Naskah untuk dosen penguji

Aturan Penilaian Sempro

Alur penilaian sempro saat ini lebih sederhana dibanding sidang akhir karena hanya melibatkan dua penguji.

Assign dan Jadwal

  • Admin membuat satu jadwal aktif per pengajuan sempro.
  • Jika jadwal aktif sudah ada, jadwal baru tidak bisa dibuat lagi.
  • Setelah jadwal dibuat, email form langsung dikirim ke dua penguji.

Input Nilai

  • Penguji 1 dan Penguji 2 mengisi aspek yang sama.
  • Setiap penguji hanya boleh submit sekali untuk tiap mahasiswa.
  • Sistem memeriksa kelengkapan seluruh aspek sebelum menandai proses selesai.

Status Proses

Status dan penanda berikut digunakan untuk membaca kondisi pengajuan dan penilaian sempro.

diajukan_mahasiswa diterima_operator ttd_dpu penilaian_lengkap ditolak_operator

Catatan Teknis

Dokumen Pengajuan dan BA

  • Pengajuan sempro dapat dicetak setelah DPU menyelesaikan ETTD.
  • Penilaian sempro memiliki detail rekap tersendiri dan BA penilaian yang bisa dicetak.
  • Aspek penilaian sempro dikelola dari dashboard admin.

Optimasi Halaman

  • Daftar pengajuan sempro dan daftar penilaian sempro.
  • Detail penilaian tetap menjadi pusat rekap nilai per penguji.