Alur Fitur Lomba

  1. Layanan
  2. Alur Fitur Lomba
Peta Layanan Lomba

Alur Fitur Lomba dari Pembimbing sampai Reward

Halaman ini merangkum alur layanan lomba end-to-end yang dipakai saat ini. Setiap tahap mengambil Case ID dari tahap sebelumnya sebagai parent, lalu menambahkan berkas dan proses persetujuan sesuai kebutuhannya.

Step 1 Pengajuan Pembimbing
Step 2 Bantuan Biaya Delegasi
Step 3 Bantuan Final Lomba
Step 4 Pendataan Prestasi / Reward

Diagram Flow Utama

Setiap tahap menghasilkan Case ID baru dan menjadi parent untuk tahap berikutnya.

Step 1

Pengajuan Pembimbing

  • Mahasiswa isi data lomba awal
  • Pilih dosen utama dan cadangan
  • Operator approve satu dosen
  • Dosen ETTD persetujuan bimbingan
Step 2

Bantuan Biaya Delegasi

  • Input Case ID pembimbing
  • Upload berkas lomba utama
  • Operator terima atau tolak
  • DPL dan WD3 ETTD
Step 3

Bantuan Final Lomba

  • Input Case ID lomba
  • Parent wajib sudah selesai
  • Upload bukti lolos final
  • Operator, DPL, dan WD3 memproses
Step 4

Pendataan Prestasi / Reward

  • Input Case ID final lomba
  • Pilih kategori prestasi
  • Isi data prestasi dan pendanaan
  • Operator, DPL, dan WD3 memproses

Flowchart Pengajuan

Diagram berikut menunjukkan urutan pengajuan, parent `Case ID`, titik approval, dan hasil akhir tiap tahap.

Pengajuan Dosen Pembimbing Lomba

Tahap pembuka untuk membentuk parent data lomba.

  • Mahasiswa isi data pengajuan pembimbing.
  • Mahasiswa memilih dosen utama dan cadangan.
  • Operator approve satu dosen dari pilihan mahasiswa.
  • Dosen yang disetujui melakukan ETTD.
  • Sistem menghasilkan `Case ID` pembimbing.
Output Tahap Parent untuk pengajuan lomba Case ID: `pengajuan_pembimbing_lombas.caseid` Dosen pembimbing final sudah terkunci

Pengajuan Bantuan Biaya Delegasi Lomba

Mahasiswa memakai Case ID pembimbing sebagai parent.

  • Mahasiswa input Case ID pembimbing.
  • Sistem cek parent valid: disetujui, dosen terpilih ada, dosen sudah ETTD.
  • Mahasiswa upload berkas delegasi lomba.
  • Operator terima atau tolak.
  • Jika diterima: DPL ETTD lalu WD3 ETTD.
  • Status akhir menjadi `selesai`.
Output Tahap Parent untuk final lomba Case ID: `lombas.caseid` Status wajib `selesai` untuk lanjut

Pengajuan Bantuan Final Delegasi Lomba

Mahasiswa hanya bisa lanjut jika pengajuan lomba sudah selesai.

  • Mahasiswa input Case ID pengajuan lomba.
  • Sistem cek parent `lomba` harus `selesai`.
  • Mahasiswa upload bukti pengumuman masuk final.
  • Mahasiswa upload bukti akomodasi atau surat permohonan dana akomodasi.
  • Operator memproses, lalu DPL dan WD3 ETTD.
  • Status akhir menjadi `selesai`.
Output Tahap Parent untuk reward atau prestasi Case ID: `final_lombas.caseid` Status wajib `selesai` untuk lanjut

Pendataan Prestasi Mahasiswa / Reward Lomba

Mahasiswa memilih cabang `peserta_finalis` atau `juara`.

  • Mahasiswa input Case ID final lomba.
  • Sistem cek parent `final_lomba` harus `selesai`.
  • Mahasiswa pilih kategori `peserta_finalis` atau `juara`.
  • Mahasiswa isi data prestasi, anggota tim, pendanaan, dan unggah berkas.
  • Jika kategori `juara`, wajib tambah hasil lomba dan berkas akomodasi.
  • Operator memproses, lalu DPL dan WD3 ETTD sampai status `selesai`.
Output Tahap Dokumen pendataan prestasi atau reward Case ID: `reward_lombas.caseid` Bisa dipakai sebagai arsip prestasi mahasiswa

Swimlane Flowchart: Pengajuan Dosen Pembimbing Lomba

Flowchart ini menggambarkan tahap awal pemilihan dosen pembimbing sampai dosen yang disetujui melakukan ETTD.

Mahasiswa

Mulai

Mahasiswa ingin mengajukan dosen pembimbing lomba.

1. Isi Data Pengajuan

Mahasiswa mengisi data lomba dan identitas pengajuan pembimbing.

2. Pilih Dua Dosen

Mahasiswa memilih dosen utama dan dosen cadangan.

3. Kirim Pengajuan

Sistem membuat Case ID pembimbing dan mengirim email konfirmasi.

Operator

4. Review Pilihan Dosen

Operator memeriksa data mahasiswa dan memastikan dosen dipilih dari daftar yang diajukan mahasiswa.

5. Pilih dosen yang disetujui?

Utama atau cadangan

Jika ditolak, mahasiswa dapat memperbaiki dan mengajukan ulang.
Dosen

6. Terima Email Persetujuan

Dosen yang disetujui operator menerima email berisi link ETTD.

7. ETTD Persetujuan Bimbingan

Dosen mengisi ETTD sebagai persetujuan pembimbing lomba.

Parent Siap Dipakai

Case ID pembimbing siap menjadi parent pengajuan lomba.

Swimlane Flowchart: Pengajuan Bantuan Biaya Delegasi Lomba

Contoh berikut memakai gaya swimlane seperti bagan proses. Kolom mewakili aktor yang terlibat, sedangkan kotak di dalamnya menunjukkan langkah utama pada pengajuan lomba.

Mahasiswa

Mulai

Mahasiswa ingin mengajukan bantuan biaya delegasi lomba.

1. Input Case ID Pembimbing

Mahasiswa memasukkan Case ID dari pengajuan dosen pembimbing lomba.

2. Upload Berkas Lomba

Mahasiswa mengunggah surat tugas, SK dekan, poster, logbook, kwitansi, sertifikat, dan data rekening.

3. Menunggu Hasil Proses

Mahasiswa menunggu keputusan operator dan proses tanda tangan elektronik.

Selesai

Mahasiswa menerima hasil akhir dan dapat lanjut ke final lomba jika status selesai.

Operator

4. Verifikasi Parent Case ID

Sistem memastikan pengajuan pembimbing valid: disetujui, dosen terpilih ada, dan dosen sudah ETTD.

Jika parent tidak valid, mahasiswa harus memperbaiki dari tahap pembimbing.

5. Review Berkas Pengajuan

Operator memeriksa kelengkapan dan kesesuaian seluruh berkas pengajuan lomba.

6. Berkas valid?

Terima atau tolak

Jika ditolak, status menjadi `ditolak_operator` dan mahasiswa bisa mengajukan ulang.
Dosen Pembimbing

7. Terima Email ETTD

Setelah operator menerima, sistem mengirim email ke dosen pembimbing lomba.

8. ETTD Pembimbing

Dosen pembimbing memverifikasi dan mengisi tanda tangan elektronik.

Status berubah menjadi `ttd_pembimbing` setelah langkah ini selesai.
Wakil Dekan 3

9. Terima Email ETTD WD3

Setelah DPL selesai, sistem meneruskan proses ke Wakil Dekan 3.

10. ETTD WD3

WD3 melakukan verifikasi akhir dan menandatangani pengajuan.

11. Status Menjadi Selesai

Pengajuan dianggap selesai dan Case ID lomba dapat dipakai untuk parent final lomba.

Swimlane Flowchart: Pengajuan Bantuan Final Delegasi Lomba

Flowchart ini menggambarkan transisi dari pengajuan lomba yang sudah selesai menuju pengajuan bantuan final lomba.

Mahasiswa

Mulai

Mahasiswa sudah memiliki Case ID pengajuan lomba.

1. Input Case ID Lomba

Mahasiswa memasukkan Case ID pengajuan bantuan biaya delegasi lomba.

2. Upload Berkas Final

Mahasiswa mengunggah bukti pengumuman masuk final dan bukti akomodasi.

Operator

3. Verifikasi Parent

Sistem memastikan parent `lomba` berstatus `selesai` sebelum form final bisa dipakai.

4. Review Berkas Final

Operator memeriksa bukti lolos final dan dokumen akomodasi.

5. Berkas final valid?

Terima atau tolak

Dosen Pembimbing

6. Terima Email ETTD

Jika diterima operator, dosen pembimbing mendapat email untuk proses tanda tangan.

7. ETTD Pembimbing

Dosen memverifikasi pengajuan final dan mengisi ETTD.

Wakil Dekan 3

8. ETTD WD3

WD3 menyetujui pengajuan final setelah pembimbing selesai.

Status Final Selesai

Case ID final siap dipakai sebagai parent reward atau prestasi.

Swimlane Flowchart: Pendataan Prestasi Mahasiswa / Reward Lomba

Flowchart ini menunjukkan tahap akhir setelah final lomba selesai, termasuk cabang kategori `peserta_finalis` dan `juara`.

Mahasiswa

Mulai

Mahasiswa sudah memiliki Case ID final lomba yang selesai.

1. Input Case ID Final

Mahasiswa memasukkan Case ID pengajuan final lomba.

2. Pilih kategori

Peserta/finalis atau juara

3. Isi Data Prestasi

Mahasiswa mengisi tim/individu, anggota, Instagram, jenis perlombaan, dan pendanaan.

4. Upload Berkas

Upload foto peserta, sertifikat, bukti SIMAWA, laporan bimbingan, dan surat tugas delegasi.

Jika kategori `juara`, wajib tambah hasil lomba, surat permohonan dana akomodasi, dan bukti pembayaran akomodasi.
Operator

5. Verifikasi Parent Final

Parent `final_lomba` harus selesai sebelum reward atau prestasi bisa diajukan.

6. Review Data Prestasi

Operator memeriksa kategori, berkas umum, dan berkas tambahan jika kategori juara.

7. Data valid?

Terima atau tolak

Jika ditolak, mahasiswa dapat mengajukan ulang dengan parent final yang sama.
Dosen Pembimbing

8. Terima Email ETTD

Jika diterima operator, dosen pembimbing menerima permintaan verifikasi.

9. ETTD Pembimbing

Dosen mengisi tanda tangan elektronik untuk pengajuan reward atau prestasi.

Wakil Dekan 3

10. ETTD WD3

WD3 melakukan persetujuan akhir setelah pembimbing selesai.

Status Reward Selesai

Data prestasi mahasiswa tersimpan lengkap dan status pengajuan menjadi selesai.

1. Pengajuan Dosen Pembimbing Lomba

Tahap awal untuk menentukan dosen pembimbing yang akan menjadi parent bagi pengajuan bantuan biaya delegasi lomba.

Alur Mahasiswa

  • Mengisi data kompetisi dan identitas pengajuan.
  • Memilih dua dosen: utama dan cadangan.
  • Menerima email konfirmasi setelah submit.

Approval dan ETTD

  • Operator memilih satu dosen dari pilihan mahasiswa.
  • Email dikirim ke dosen yang disetujui.
  • Dosen melakukan ETTD persetujuan bimbingan.

2. Pengajuan Bantuan Biaya Pendaftaran Delegasi Lomba

Tahap ini memakai Case ID pembimbing sebagai parent. Parent harus sudah disetujui dan dosen yang dipilih sudah ETTD.

Input Awal

  • Mahasiswa memasukkan Case ID pembimbing.
  • Sistem menampilkan data lomba dan dosen pembimbing secara readonly.

Berkas yang Diunggah

  • Surat tugas delegasi lomba
  • SK dekan untuk dosen pembimbing
  • Poster kompetisi
  • Logbook
  • Kwitansi pembayaran
  • Sertifikat
  • Nomor dan keterangan rekening atau e-wallet

3. Pengajuan Bantuan Final Delegasi Lomba

Tahap ini memakai Case ID lomba sebagai parent dan hanya bisa dipakai jika status pengajuan lomba sudah selesai.

Parent Valid

  • Case ID berasal dari pengajuan bantuan biaya delegasi lomba.
  • Parent wajib sudah sampai tahap WD3 dan status `selesai`.

Berkas Tahap Final

  • Bukti pengumuman masuk final
  • Bukti akomodasi atau surat permohonan dana akomodasi

4. Pendataan Prestasi Mahasiswa / Reward Lomba

Tahap ini memakai Case ID final lomba sebagai parent. Parent harus sudah selesai, lalu mahasiswa memilih kategori prestasi yang sesuai.

Peserta Lomba / Finalis Lomba

  • Pilih peserta: tim atau individu.
  • Isi nama dan NIM anggota dalam textarea bebas.
  • Isi username Instagram jika berkenan.
  • Isi jenis perlombaan.
  • Upload sertifikat lomba.
  • Pilih jenis pendanaan: dana pribadi atau invoice.
  • Isi nomor rekening atau e-wallet jika dana pribadi.
  • Upload logbook, foto peserta, bukti upload SIMAWA, dan surat tugas delegasi.

Juara Lomba

  • Mengisi semua data umum seperti peserta atau finalis.
  • Menambahkan hasil lomba, misalnya juara 1.
  • Mengunggah surat permohonan dana akomodasi.
  • Mengunggah bukti pembayaran akomodasi.

Status Proses

Status berikut dipakai konsisten pada pengajuan lomba, final lomba, dan reward lomba.

diajukan_mahasiswa diterima_operator ttd_pembimbing selesai ditolak_operator

Catatan Teknis

Relasi Data

  • Pengajuan Pembimbing Lomba -> Lomba
  • Lomba -> Final Lomba
  • Final Lomba -> Reward Lomba

Pengajuan Ulang

  • Setiap tahap setelah pembimbing mendukung pengajuan ulang jika pengajuan sebelumnya ditolak.
  • Karena itu relasi parent-child dibuat one-to-many.